SEIRI: Clasificación y descarte.

Se trata de analizar lo que es necesario y funcional, quedarse con ello y descartar lo demás.

SEITON: Orden y organización.

Lo más necesario tenerlo cerca y disponible, el resto puede estar más alejado. En todo caso, saber dónde está cada cosa que necesitemos.

SEISO: Rutinas de limpieza.

Tener en perfecto uso aquello que utilizamos. Diseñar una rutina (calendario) para lograrlo.

SEIKETSU: Estandarizar el proceso.

Crear una metodología para prevenir y actuar. El objetivo, no desviarse de los logros que se consigan.

SHITSUKE: Constancia.

No abandonar la metodología, ser riguroso en su aplicación continua.

Las ventajas de la aplicación pura de estos 5 pasos en un hogar son realmente espectaculares. Si se llega el paso 5, después de aplicar con éxito los cuatro anteriores, conseguiremos una casa que respira armonía y equilibrio, una vivienda en la que nos sentimos a gusto de verdad, y que nos trasmite positividad y optimismo. Lo notarás tú, tu familia y también todos aquellos que te visiten.

Las 5 S japonesas en la empresa.

Si vamos un paso más allá y aplicamos la metodología en una pyme…¿qué estamos haciendo realmente? Como diría un japonés…¡poner orden y limpieza! Un momento…¿es que en las empresas esto no se hace? Bueno…como se suele decir, se intenta mantener el negocio lo más presentable posible, así como tener las diversas cosas y funciones más o menos organizadas.

Esto es lo que se suele decir, pero en realidad lo que se debería decir es “no tenemos un protocolo para realizar estas cosas, pero más o menos nos organizamos”. Y esto no es trabajar en mejorar sino más bien ir tirando con lo que se hace intentando que las cosas no vayan a peor. Lo contrario de la metodología japonesa.

Si de verdad queremos tener una empresa bien organizada y limpia (en todos los sentidos, no solo de suciedad), tenemos que aplicar un método, no nos vale con “ir sobre la marcha”.

SEIRI

Lo primero es analizar lo que es útil y lo que no lo es en nuestro negocio. La mejor manera de hacerlo es a través de una revisión de cada departamento en profundidad, determinando lo que realmente es necesario y lo que es superfluo, una especie de auditoría de recursos.

El paso siguiente es ir descartando lo inútil y quedarse solo con lo que realmente nos aporta valor. Seguro que tenemos maquinaria, mobiliario, personal u otros elementos que nos sobran.

Y yo iría un paso más allá, analizando los procesos de cada departamento de igual forma. Estoy convencido que se hacen muchas cosas que no sirven para nada, excepto para perder tiempo y recursos.

SEITON

Una vez que nos hemos quedado con lo útil, tenemos que ubicar cada recurso en función de su importancia. Lo más necesario tenerlo disponible de forma rápida, y lo que menos se use podemos dejarlo en un segundo plano.

Por ejemplo, si una aplicación la usamos a diario, tenerla disponible sin pérdida de tiempo. Y con los demás recursos igual, materiales, máquinas, personas, manuales… Con esto reducimos tiempos y seremos más ágiles en nuestras operaciones.

SEISO  

Mantener en perfecto estado los recursos que sean importantes para los procesos en las empresas: formación a las personas, actualización de sistemas y procedimientos, mantenimiento de infraestructuras, puesta al día permanente de los diferentes recursos…

Con este paso se consigue que todos los activos de la empresa no solo estén disponibles de forma rápida, sino que estén en perfecto uso y al día. Un paso que requiere de procedimientos muy rigurosos para poder llevarlo a cabo.

SEIKETSU

Llegados a este punto, la empresa tiene dejar por escrito la sistemática que ha ido implantando para que no se olviden los procedimientos. Por ejemplo, un calendario de revisiones donde se compruebe de forma periódica que cada uno de los tres pasos anteriores siguen las pautas adecuadas.

Este paso lo que hace es plasmar en un documento cómo se va a supervisar el método, cada cuanto tiempo y quien lo hará. Así no se deja lugar al descuido o a la duda.

SHITSUKE

El último paso es un compromiso. Toda la organización debe ser consciente de la importancia de llevar a cabo la metodología 5 S. Y, para lograrlo, hay que interiorizar este reto y que cada miembro del equipo lo haga suyo.

Los japoneses, por su cultura, lo tienen más fácil que nosotros, habituados a una disciplina más laxa. Pero se puede hacer, como demuestran cada día cientos de empresas occidentales. Se trata de ser constante en el día a día y ser consciente de la importancia de seguir el método.

En esta fase, la dirección de la empresa y los mandos intermedios tienen un papel relevante como canalizadores de las mejoras.

Las ventajas del método de las 5 S para la pyme y para el marketing.

Ya habrás podido vislumbrar los beneficios que puede aportar, y que de hecho aporta, a tu empresa. Conseguir limpieza y orden simplifica el trabajo del día a día de todos los trabajadores, reduce tiempos y costes y genera un buen ambiente de trabajo.

Pero además…

• • Contribuye a mejorar el trabajo en equipo.

• • Permite que los trabajadores desarrollen nuevas

• • Aumenta la eficiencia

• • Mantiene los equipos e instalaciones en buen estado, alargando su vida útil.

• • Facilita la implantación de nuevas metodologías, tecnologías y procedimientos.

• • Impulsa la creatividad y la innovación.

• • Genera un espacio de bienestar para las personas.

• • Hace que los trabajadores se involucren más en los objetivos de la empresa.

• • Aumenta la competitividad.

¿Y en el Marketing y la Comunicación?

Los responsables de marketing tenemos el reto de trasmitir al mercado las virtudes de la marca de una empresa con el objetivo de generar interés en ella y atraer ventas.

El método japonés de las 5 S, además de todos los beneficios que aporta a la organización general de la compañía, también afecta al departamento de marketing. De hecho, generará un ambiente más propicio para la creatividad y la innovación, como ya he señalado, y que es vital para un buen marketing.

Pero ,además, el método se puede aplicar directamente a la actividad del marketing y la comunicación.

La mayoría de las veces utilizamos recursos superfluos y perdemos tiempo en cosas que no aportan valor, y en el marketing también. Para centrarse en lo útil deberíamos hacer limpieza de todo lo que sobra y nos despista de lo esencial. Tendríamos que empezar por hacer nuestra propia auditoría de departamento y empezar a desechar todo aquello que nos quita tiempo y no nos deja centrarnos en lo importante. En resumen, revisar nuestros procesos.

¿Qué son los métodos de ordenamiento?

Existen diferentes alternativas para quienes no saben cómo organizar los quehaceres de la casa y los respectivos espacios que existen en ella. Si no sabes qué son los métodos de ordenamiento, a continuación encontrarás tres opciones para empezar a implementarlos en tu hogar.

1. Método Dan-sha-ri

La japonesa Hideko Yamashita es la creadora del método Dan-sha-ri, cuya ideal principal es buscar la felicidad desde el interior. Dan-sha-ri se divide en tres palabras: Dan (rechazar cosas innecesarias), Sha (deshacerse de cosas sin utilidad) y Ri (identificar el deseo por cosas que no necesitas realmente). Este método de orden japonés no solo busca ordenar los espacios, sino que también ordenar la vida y ser más felices. Por lo mismo, parte fundamental del Dan-sha-ri es preguntarse si un objeto es útil o no para nosotros, además de liberar el espacio para que puedan transitar las cosas nuevas que llegarán a nuestra vida. En su libro «Dan-Sha-Ri Ordena tu vida», Hideko invita a tirar aquello que guardamos por si acaso o sin saber siquiera que está ahí. Sin embargo, también lo aplica en el ámbito místico y espiritual para borrar malos pensamientos o sentimientos negativos de nuestra cabeza.

2. Método OOSOUJI

Este método es una tradición milenaria japonesa, cuyo significado es “gran limpieza”. OOSOUJI es una inspiración para dejar atrás las cargas negativas, tanto físicas como mentales, y así empezar el nuevo año con el pie derecho. En Japón, muchos realizan este ritual cada 28 de diciembre con la finalidad de expulsar las malas influencias que rodean sus vidas. Al limpiar el entorno del hogar, nuestro cerebro también hace limpieza de manera interna. Para ejecutar el OOSOUJI se recomienda destinar un día completo, sin interrupciones, así que lo mejor es tener a mano los artículos para organizar el hogar antes de iniciar el ritual.

3. Método Kaizen

Otro método infalible es Kaizen, que viene de las palabras Kai (cambio) y Zen (bueno, mejorar). Esta técnica japonesa se basa en una mejora progresiva, puesto que cambiando poco a poco nuestras costumbres se logrará adoptar dichos cambios para mantener la casa ordenada. Así, al transformarlo en una rutina, cada vez requerirás un menor esfuerzo y lo conseguirás más rápidamente hasta llegar al objetivo principal: un hogar limpio y ordenado. El método Kaizen no apunta a una limpieza profunda, sino que a un orden a largo plazo y sostenible en el tiempo. Ahora que conoces tres métodos japoneses que son perfectos como organizadores para el hogar, es tiempo de ponerse en marcha y eliminar lo que «resta» en tu entorno.

改 (kai en japonés, gǎi en chino) significa ‘cambio’ o ‘la acción de enmendar’.
善 (zen en japonés, shàn en chino) significa ‘bueno’ o ‘beneficioso’.

Un concepto filosófico que vuelve a estar de moda por los beneficios que reporta a las compañías y sus empleados por su lema “Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”

Ya hemos tratado en otras entradas de nuestro blog cómo el entorno de la oficina influye en la productividad y ánimo de sus empleados. El desorden contribuye al caos mientras que el orden y la limpieza favorece el metodismo y el buen ambiente (que se traduce en energías positivas).

En la filosofía Kaizan los espacios de trabajo deben estar limpios, ordenados y ser coherentes con la actividad que en la empresa se desarrolla. De hecho, la clave está en analizar las últimas tendencias en diseño y decoración con nuevos materiales para que el entorno sea un punto fuerte a la hora de transmitir los valores y misión de la empresa.

Otro punto primordial en la filosofía Kaizen es trabajar en la mejora continua (Kai=cambio, Zen=bueno) y establecer procesos en los cuales se eliminen sistemáticamente los residuos y desperdicios.

Esta corriente japonesa surgió en 1930 de la mano de Massaki Imai, especialista en relaciones internacionales, quien se dedicó a estudiar durante 20 años cómo el entorno influía en la productividad de los empleados. Así que cuidar del entorno de tu empresa podía suponer mayor rentabilidad siempre que influyese positivamente en las emociones y percepciones de los trabajadores. En esto se basa la filosofía Kaizen.

Massaki Imai consiguió demostrar cómo es viable trabajar de una forma tranquila y relajada y aumentar los niveles de productividad al mismo tiempo. Empleado feliz es sinónimo de empleado comprometido, que a su vez suele ser sinónimo de empleado eficiente, y por tanto, empresa con un plus a la hora de retener el talento.

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Apostar por la filosofía Kaizen en tus oficinas no implica renunciar a otras tendencias de orden y diseño. Siempre que una tendencia no anule a otra podrán convivir y aportar sus respectivos beneficios. Recuerda, si crees que tu oficina necesita un cambio, antes de ponerte a elegir colores, estructuras, muebles y planear una nueva distribución te recomendamos el asesoramiento de profesionales. En Cador diseñamos, construimos y equipamos espacios de trabajo, desarrollamos proyectos de instalaciones y convertimos tu oficina en el lugar idóneo para la comodidad y productividad de los trabajadores.